会社の事務所や店舗で、日々の業務に不可欠な業務用金庫。その扉がある日突然、開かなくなってしまったら、業務に与える影響は計り知れません。中には、その日の釣銭や売上金、重要な契約書や実印、顧客データが入ったハードディスクなど、事業の継続に直結するものが保管されているからです。こうした業務上の緊急事態に陥った時、担当者はパニックになりがちですが、会社組織として、冷静かつ適切な手順で対応する必要があります。まず、担当者が個人の判断で、インターネットで検索した鍵屋を、独断で呼ぶのは、原則として避けるべきです。会社の備品に関するトラブルは、必ず定められた社内の報告ルートを通じて、会社としての正式な判断を仰ぐ必要があります。最初にすべきことは、直属の上司に状況を正確に報告し、その後の対応について指示を受けることです。その上で、会社の設備管理を担当している「総務部」や、金銭を管理する「経理部」、あるいは店舗であれば「本部」などに連絡を取ります。会社によっては、特定の鍵業者と保守契約を結んでいたり、懇意にしている業者がいたりする場合があります。その場合、業者への連絡や手配は、全てその担当部署が行います。勝手に業者を呼んでしまうと、二重手配になったり、後々の経費精算でトラブルになったりする可能性があるためです。また、セキュリティの観点からも、会社が認めていない外部の人間を、安易にオフィスや店舗に招き入れるべきではありません。依頼する業者が決まったら、次に重要になるのが「費用の取り扱い」です。金庫の開錠費用は、数万円単位の高額になることがほとんどです。作業後に、担当者が個人のクレジットカードで立て替える、といったことは避け、必ず「法人としての支払い（請求書払いなど）」が可能かどうかを、事前に業者に確認しましょう。そして、作業当日には、必ず会社の責任者が立ち会い、作業前の本人確認（会社の登記簿謄本や、担当者の社員証・名刺など、会社の所有物であることを証明する書類の提示）と、最終見積もりの確認を行います。業務用金庫のトラブルは、個人の問題ではなく、会社の経営に関わる重要な問題。組織の一員として、ルールと手順に則った、透明性の高い対応を心がけることが、何よりも重要です。